Prima che il tuo team crei preventivi e fatture, un amministratore configura la funzionalità: quali documenti attivare, come possono essere modificati dopo l'invio e come vengono numerati.
Per un approfondimento sull'utilizzo della funzionalità stessa, vai al nostro articolo dedicato alla creazione e all'utilizzo dei preventivi e delle fatture.
Segui questi passaggi:
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Vai su Pannello di controllo > Processo di vendita e apri la pagina delle impostazioni e della numerazione dei preventivi e delle fatture.
In questa pagina configuri le impostazioni fondamentali della funzionalità di preventivi e fatture:
Attiva i preventivi, le fatture o entrambi.
Scegli tra la modalità rigorosa e quella flessibile per controllare come vengono gestiti i preventivi e le fatture dopo l'invio.
Modalità rigorosa: una volta inviato al cliente, un preventivo o una fattura diventa immutabile, a meno che non sia in stato di bozza. Non sono ammessi ulteriori aggiornamenti o modifiche dopo l'invio.
Modalità flessibile: alcuni elementi del preventivo o della fattura, come l'indirizzo, possono essere modificati anche dopo l'invio al cliente, garantendo una maggiore adattabilità alle circostanze in evoluzione.
La modalità live garantisce la conformità ai requisiti legali: una volta attivata, i preventivi e le fatture diventano documenti ufficiali, con un sistema di numerazione non reversibile.
È necessario attivare la modalità live separatamente per i preventivi e per le fatture.
Imposta e comprendi i vari tipi di fattura per soddisfare le diverse esigenze di fatturazione:
Fattura standard: fattura ordinaria per servizi o prodotti completati.
Fattura di acconto: richiedi un pagamento anticipato per un progetto.
Fattura finale: riepiloga tutti i pagamenti effettuati, mostrando il saldo al netto degli acconti.
Note di credito: modifica le fatture per resi, annullamenti o correzioni.
Seleziona le variabili appropriate per costruire il modello di numerazione. Questo modello si applica separatamente ai preventivi e alle fatture.
Definisci la variabile in base alla tipologia del documento (ad esempio, "FAT" per fattura o "FATTURA").
Organizza l'ordine del modello di numerazione. Ad esempio, <tipo>/<yyyy><mm>-<conteggio> risulterebbe in FAT/202405-0001.
Aggiungi testo libero tra le variabili, se lo vuoi. Ad esempio, ACMECORP-<tipo>/<yyyy><mm>-<conteggio> risulterebbe in ACMECORP-FAT/202405-0001.
Specifica il numero iniziale per i preventivi o per le fatture in noCRM.
Imposta la dimensione minima del contatore, cioè il numero di cifre della numerazione dei documenti (ad esempio, 0001 o 0000001).
Scegli di ripristinare la numerazione ogni anno quando utilizzi variabili per l'anno nei preventivi o nelle fatture. È utile per le aziende con volumi elevati o con un monitoraggio basato sull'anno fiscale.
