Con la funzionalità di preventivazione e di fatturazione di noCRM, puoi semplificare il processo di fatturazione e mantenere una registrazione chiara delle interazioni con i clienti. Questo articolo ti guida nella creazione di preventivi, nella loro conversione in fatture e nell'utilizzo dei vari tipi di fattura per soddisfare le tue esigenze aziendali.
Prima di iniziare a creare preventivi e fatture in noCRM, un amministratore dell'account deve configurare questa funzionalità dal Pannello di controllo per allinearla ai requisiti e all'immagine del marchio della tua azienda.
noCRM offre diversi tipi di fattura per supportare vari scenari di fatturazione:
Fattura standard: una fattura normale per servizi o prodotti completati.
Fattura di deposito: richiedi un pagamento anticipato prima del completamento del progetto. Puoi specificare il deposito come importo fisso o percentuale del totale.
Fattura finale: un riepilogo completo di tutti i pagamenti effettuati, inclusi i depositi. Mostra il totale meno i depositi fatturati in precedenza.
Nota di credito: utilizzata per modificare una fattura emessa per motivi quali annullamenti, resi o correzioni di fatturazione. Le note di credito vengono visualizzate come importi negativi.
Un preventivo delinea i costi stimati per i tuoi prodotti o servizi, offrendo ai clienti una visione chiara delle spese previste. Segui questi passaggi:
Vai all'opportunità per la quale vuoi creare un preventivo.
Seleziona Preventivo dalla parte superiore della scheda dell'opportunità.
Inserisci i dettagli di ogni articolo.
Visualizza in anteprima il preventivo e, una volta soddisfatto, clicca su Vedere per finalizzarlo.
Per ogni articolo, puoi inserire:
Descrizione articolo: una descrizione chiara di ogni articolo o servizio.
Quantità e prezzo unitario: quantità e prezzi per calcoli accurati.
Uno sconto (facoltativo): una percentuale per ottenere il prezzo scontato.
Tassa (facoltativo): una percentuale di tassazione, se applicabile.
Una volta che il cliente esistente o potenziale accetta il preventivo, puoi facilmente creare una fattura tramite il preventivo. Segui questi passaggi:
Apri il preventivo accettato.
Clicca su Azioni > Creare una fattura. I dettagli del preventivo vengono trasferiti automaticamente ad una nuova fattura.
Verifica i dettagli della fattura, inclusi importi, tasse e termini di pagamento.
Salva la fattura modificandone lo stato in Pagamento in sospeso e inviala al tuo cliente.
Una fattura di deposito richiede un pagamento anticipato al cliente. È comunemente utilizzata per progetti che richiedono fondi iniziali prima di iniziare o raggiungere il completamento, e ti aiuta a stabilire un piano di pagamento chiaro. Segui questi passaggi:
Vai all'opportunità per la quale vuoi richiedere un deposito.
Seleziona il preventivo approvato a destra della scheda dell'opportunità.
Apri il preventivo, clicca su Azioni e crea una fattura di deposito.
Inserisci l'importo del deposito, come importo fisso o come percentuale del costo totale del progetto.
Aggiungi una descrizione chiara di cosa copre il deposito, per aiutare il cliente a comprenderne lo scopo.
Una volta creata, puoi gestire la fattura di deposito come qualsiasi altra fattura, aggiornandone lo stato man mano che i pagamenti vengono ricevuti. Il deposito viene contabilizzato automaticamente nella fattura finale.
Una volta completati tutti i servizi e ricevuti tutti i depositi necessari, sei pronto per emettere la fattura finale. Questa tiene automaticamente conto di tutti i depositi precedenti, dando al cliente un quadro chiaro dell'importo totale dovuto. Segui questi passaggi:
Apri l'opportunità in cui il progetto è stato originariamente gestito.
Dalla fattura, seleziona Crea fattura finale.
Rivedi le detrazioni di deposito: le fatture di deposito già emesse vengono applicate automaticamente come voci di riga sulla fattura finale.
Rivedi eventuali addebiti aggiuntivi o rettifiche finali prima di salvare.
Seleziona Pagamento in sospeso per rendere ufficiale la fattura finale, poi inviala al tuo cliente per il pagamento.
Le note di credito consentono di apportare modifiche alle fatture per rimborsi parziali, resi o altre correzioni. Segui questi passaggi:
Apri la fattura che devi modificare.
Clicca su Crea nota di accredito.
Specifica l'importo da accreditare e conferma.
Visualizza la nota di credito per salvarla. Viene applicata alla fattura e il saldo viene aggiornato.
Emetti note di credito solo quando necessario, per mantenere i registri contabili chiari e accurati.
Quando un preventivo o una fattura sono pronti per essere inviati dall'opportunità, hai 2 opzioni:
Scarica il preventivo o la fattura come PDF e invia il documento in allegato ad una mail.
Scrivi la mail dalla scheda E-mail dell'opportunità, clicca su Allegati e scegli il preventivo o la fattura che vuoi condividere come link.
Lo stato delle fatture ti aiuta a monitorare l'avanzamento dei pagamenti e ad aggiornare lo stato delle opportunità. Il tuo lead non vede lo stato. Ecco come funzionano gli stati:
Bozza: la fattura è ancora in fase di preparazione e può essere modificata.
Pagamento in sospeso: una volta finalizzata, imposta la fattura come pagamento in sospeso per contrassegnarla come ufficialmente inviata.
Pagata: contrassegna la fattura come pagata una volta che il cliente completa il pagamento.
Non pagata: se il cliente non paga entro la scadenza stabilita, contrassegna la fattura come non pagata.
Scadenze e termini di pagamento chiari aiutano a definire le aspettative del cliente e semplificano il processo di fatturazione:
Scadenze di pagamento predefinite: nel Pannello di controllo, nella pagina del logo e delle informazioni predefinite dei preventivi e delle fatture, in Termini delle fatture, imposta una scadenza di pagamento predefinita (ad esempio, 10 giorni).
Termini personalizzati: puoi inserire termini personalizzati per singole fatture, come istruzioni di pagamento specifiche o penali per ritardo.
