Le module d'Automatisations vous permet de définir des règles dans votre compte noCRM qui réagissent à des événements spécifiques et déclenchent des actions, comme envoyer une notification ou taguer une opportunité. Il est conçu pour vous faire gagner du temps, réduire le travail manuel et éviter les erreurs.
Que vous souhaitiez avertir un utilisateur lorsqu'une opportunité est créée, attribuer des opportunités automatiquement ou envoyer des e-mails selon les étapes du pipeline, les Automatisations vous permettent de tout faire sans outil externe comme Zapier.
Suivez ces étapes :
Cliquez sur votre avatar en haut à droite.
Allez dans Panneau d'administration > Intégrations > API et Automatisations > Automatisations.
Cliquez sur Nouvelle automatisation.
Donnez un nom à votre automatisation (par exemple "Avertir lorsqu'une opportunité est supprimée").
Choisissez l'Événement qui déclenche l'automatisation.
(Optionnel) Ajoutez une ou plusieurs Conditions.
Choisissez la ou les Actions à exécuter et le moment où elles se produisent (par exemple immédiatement).
Enregistrez et activez l'automatisation.
Une fois enregistrée et activée, l'automatisation s'exécute en arrière-plan à chaque fois que l'événement se produit, sans intervention manuelle.
lead.creation: Une opportunité est créée
lead.deleted: Une opportunité est supprimée
lead.any_update: Une information de l'opportunité est mise à jour
lead.email.received: Une opportunité reçoit un e-mail
lead.status.changed.to: Le statut de l'opportunité change
lead.step.changed.to: L'étape du pipeline change
lead.assigned: Un utilisateur est assigné à une opportunité
lead.unassigned: Une opportunité est désassignée
lead.content_has_changed: Les informations principales de l'opportunité ont été modifiées
lead.commented: Quelqu'un laisse un commentaire sur l'opportunité
lead.tag_added: Un tag est ajouté à l'opportunité
lead.tag_removed: Un tag est retiré de l'opportunité
Pour restreindre le déclenchement d'une automatisation, vous pouvez ajouter des conditions comme :
Au tag (ex : B2B, Prioritaire)
N'a pas le tag (opportunités sans un tag donné)
A le statut (ex : En attente, Gagné)
Est le propriétaire (assignée à un utilisateur spécifique)
Dans le pipeline (ex : Ventes, Intégration, Support)
Est un doublon potentiel (l'opportunité correspond à la détection des doublons potentiels)
N'est pas un doublon potentiel (l'opportunité ne correspond pas à la détection des doublons potentiels)
Vous pouvez combiner plusieurs conditions. Si l'opportunité ne correspond pas aux conditions, l'automatisation ne s'exécute pas.
Vous pouvez déclencher une ou plusieurs actions lorsque l'événement et les conditions sont réunis, par exemple :
Avertir un utilisateur (par e-mail, navigateur ou mobile)
Assigner l'opportunité à un utilisateur spécifique
Assigner l'opportunité aléatoirement à un groupe d'utilisateurs (rotation équitable)
Désassigner l'opportunité
Ajouter des tags à l'opportunité
Envoyer un e-mail à partir d'un modèle prédéfini
Vous pouvez définir si chaque action se produit immédiatement ou après un délai, et combiner plusieurs actions dans une même automatisation.
Oui, vous pouvez enchaîner plusieurs actions dans une même automatisation. Par exemple, lorsqu'une opportunité entre dans l'étape "Clôture" :
Ajouter le tag "Prioritaire"
Avertir le responsable des ventes
Envoyer un e-mail prédéfini
Dans de nombreux cas oui, mais pour l'instant les Automatisations fonctionnent uniquement à l'intérieur de noCRM.
Les Automatisations couvrent les cas de vente les plus courants dans noCRM : distribution des opportunités, notifications aux commerciaux et envoi d'e-mails. Pour les actions impliquant des applications externes comme Google Sheets, vous pourriez encore avoir besoin d'outils comme Zapier ou Make.
Toutes les actions automatiques sont exécutées par un utilisateur système spécial appelé The Butler, ce qui garantit la cohérence de vos rapports et de votre historique d'activité. Vous pouvez le personnaliser depuis Panneau d'administration > Intégrations > API et Automatisations > The Butler.
Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec les Automatisations dans noCRM :
Assigner automatiquement une opportunité à un utilisateur ou la distribuer aléatoirement
Distribuer équitablement les nouvelles opportunités entre les utilisateurs
Lorsqu'une opportunité entre dans l'étape "Devis", envoyer un e-mail et la taguer
Ajouter le tag "Opportunité d'upsell" lorsque le statut de l'opportunité passe à Gagné
Ignorer les doublons et assigner uniquement les nouvelles opportunités
Utilisez cette automatisation pour rester informé des activités importantes.
Événement : Opportunité créée ou supprimée
Action : Avertir un utilisateur spécifique
Vous pouvez assigner une opportunité à un utilisateur spécifique ou la distribuer automatiquement et aléatoirement entre plusieurs membres de l'équipe.
Événement : Opportunité créée
Action : Assigner à un utilisateur ou via rotation entre utilisateurs sélectionnés
Exemple : vous souhaitez répartir les nouvelles opportunités équitablement entre vos commerciaux pour équilibrer leur charge de travail.
Événement : Opportunité créée
Action : Assigner équitablement à Anna, Marc ou Julien
Exemple : une opportunité atteint l'étape "Devis" du pipeline. Vous souhaitez lui envoyer un e-mail de suivi et la taguer pour le suivi.
Événement : Étape changée vers "Devis"
Condition : Dans le pipeline "Ventes"
Actions : Envoyer un e-mail (à partir d'un modèle) et ajouter le tag Devis envoyé
Exemple : lorsqu'une affaire est gagnée, vous souhaitez identifier l'opportunité pour une future vente additionnelle.
Événement : Statut changé vers "Gagné"
Action : Ajouter le tag Opportunité d'upsell
Exemple : lorsqu'une opportunité est créée, assignez-la automatiquement à votre équipe, mais uniquement si elle n'est pas un doublon potentiel. Les doublons potentiels restent non assignés afin qu'un responsable puisse les examiner.
Événement : Opportunité créée
Condition : N'est pas un doublon potentiel
Action : Assigner aléatoirement à vos utilisateurs
Ainsi, les nouvelles opportunités sont distribuées immédiatement à votre équipe, tandis que les doublons potentiels restent non assignés afin qu'un responsable puisse les vérifier et les fusionner si nécessaire.
Ce ne sont que quelques idées pour commencer. Vous pouvez combiner conditions et actions pour créer des Automatisations adaptées exactement à votre processus de vente.
