Criar e enviar orçamentos e faturas

Com o recurso de orçamentos e faturas do noCRM, você pode simplificar o processo de cobrança e manter um registro claro das interações com seus clientes. Este artigo orienta você na criação de orçamentos, na conversão em faturas e no uso dos diferentes tipos de faturas para atender às necessidades do seu negócio.

Antes de começar a criar orçamentos e faturas no noCRM, um administrador da conta precisa configurar essa funcionalidade no painel de administração para que esteja alinhada aos requisitos e à identidade da sua empresa.

Quais tipos de faturas você pode criar?

O noCRM oferece diferentes tipos de faturas para apoiar vários cenários de cobrança:

• Fatura Padrão: uma fatura regular para serviços ou produtos concluídos.

• Fatura de Depósito: solicita um pagamento inicial antes da conclusão do projeto. Você pode definir o depósito como um valor fixo ou percentual do total.

• Fatura Final: um resumo abrangente de todos os pagamentos realizados, incluindo depósitos. Exibe o total menos os depósitos já faturados.

• Nota de Crédito: usada para ajustar uma fatura emitida em caso de cancelamentos, devoluções ou correções de cobrança. As notas de crédito aparecem como valores negativos.

Boa prática: Escolha o tipo de fatura adequado com base no acordo de cobrança com o cliente. Faturas de depósito e final são ideais para projetos com várias etapas de pagamento, enquanto as notas de crédito ajudam a manter registros precisos dos ajustes.

Como criar um orçamento?

Um orçamento apresenta os custos estimados dos seus produtos ou serviços, dando ao cliente uma visão clara dos gastos esperados. Siga estas etapas:

1. Acesse o lead para o qual você deseja criar um orçamento.

2. Selecione Orçamento no topo do cartão do lead.

3. Insira os detalhes de cada item.

4. Visualize o orçamento e, ao concluir, clique em Visualizar para finalizá-lo.

Para cada item, você pode inserir:

• Descrição dos Itens: uma descrição clara de cada item ou serviço.

• Quantidade e Preço Unitário: as quantidades e preços para cálculos precisos.

• Um desconto (opcional): uma porcentagem para obter o preço com desconto.

• Imposto (Opcional): uma porcentagem de imposto, se aplicável.

Como criar uma fatura a partir de um orçamento?

Assim que um lead aceitar um orçamento, você pode facilmente criar uma fatura com base nele. Siga estas etapas:

1. Abra o orçamento aceito.

2. Clique em Ações > Criar Fatura. Os detalhes do orçamento são transferidos automaticamente para uma nova fatura.

3. Verifique os detalhes da fatura, incluindo valores, impostos e termos de pagamento.

4. Salve a fatura alterando seu status para Aguardando pagamento e envie-a para o cliente.

Importante: Verifique duas vezes os detalhes da cobrança antes de converter o orçamento em fatura: este documento será a referência oficial de cobrança para o cliente.

Como criar uma fatura de depósito?

Uma fatura de depósito solicita um pagamento antecipado do cliente. Ela é usada geralmente em projetos que requerem um valor inicial antes de começar ou concluir, e ajuda você a estabelecer um plano de pagamento claro. Siga estas etapas:

1. Acesse o lead para o qual você deseja solicitar um depósito.

2. Selecione o orçamento aprovado no lado direito do cartão do lead.

3. Abra o orçamento, clique em Ações e crie uma fatura de depósito.

4. Insira o valor do depósito, como valor fixo ou como percentual do custo total do projeto.

5. Adicione uma descrição clara sobre o que o depósito cobre, ajudando o cliente a entender a finalidade.

Uma vez criada, você pode gerenciar a fatura de depósito como qualquer outra fatura, atualizando seu status conforme os pagamentos forem recebidos. O depósito é contabilizado automaticamente na fatura final.

Nota: Você pode criar várias faturas de depósito, sempre a partir do orçamento inicial.

Como emitir a fatura final?

Após a conclusão de todos os serviços e o recebimento dos depósitos necessários, você está pronto para emitir a fatura final. Ela contabiliza automaticamente todos os depósitos recebidos, fornecendo ao cliente uma visão clara do valor total devido. Siga estas etapas:

1. Abra o lead em que o projeto foi originalmente gerido.

2. A partir da fatura, selecione Criar Fatura Final.

3. Revise os descontos de depósito: as faturas de depósito já emitidas são aplicadas automaticamente como itens na fatura final.

4. Revise eventuais cobranças adicionais ou ajustes finais antes de salvar.

5. Selecione Aguardando pagamento para tornar a fatura final oficial e envie-a diretamente para o cliente para pagamento.

Nota: A fatura final exibe o valor total do contrato, lista os pagamentos de depósito recebidos e mostra o saldo restante a ser pago. Assim, o cliente tem um registro claro de todas as transações relacionadas ao projeto.

Como ajustar uma fatura com uma nota de crédito?

As notas de crédito permitem fazer ajustes nas faturas para reembolsos parciais, devoluções ou outras correções. Siga estas etapas:

1. Abra a fatura que precisa ser ajustada.

2. Clique em Criar Nota de Crédito.

3. Especifique o valor a ser creditado e confirme.

4. Visualize a nota de crédito para salvá-la. Ela é aplicada à fatura e o saldo é atualizado.

Emita notas de crédito apenas quando necessário, para manter os registros contábeis claros e precisos.

Como enviar um orçamento ou uma fatura para o seu cliente?

Após preparar um orçamento ou uma fatura para enviar ao lead, você tem duas opções:

• Baixá-lo como PDF e enviá-lo como anexo por e-mail.

• Escrever um e-mail na aba Email do lead, clicar na opção de anexos e escolher o orçamento ou a fatura que deseja compartilhar como link.

O que significam os status das faturas?

Os status das faturas ajudam você a acompanhar o progresso dos pagamentos e atualizar os status dos leads. Seu lead não vê o status. Veja como funcionam os status:

• Rascunho: a fatura ainda está em preparação e pode ser editada.

• Aguardando pagamento: uma vez finalizada, defina a fatura como aguardando pagamento para marcá-la como oficialmente enviada.

• Paga: marque a fatura como paga após o cliente realizar o pagamento.

• Não paga: se o cliente não pagar dentro do prazo estabelecido, marque a fatura como não paga.

Boa prática: Atualize regularmente os status das faturas para manter os registros precisos e utilize as automações de orçamentos e faturas do noCRM para alterar os status dos leads com base no status das faturas (por exemplo, definir um lead como Ganhou quando uma fatura é marcada como paga).

Como configurar prazos e condições de pagamento?

Estabelecer prazos e condições de pagamento claros ajuda a definir expectativas com os clientes e facilita o processo de cobrança:

• Prazos de Pagamento Padrão: no Painel de administração, na página do logo e das informações padrão de orçamentos e faturas, em Termos de Fatura, defina um prazo de pagamento padrão (ex.: 10 dias).

• Termos Personalizados: você pode inserir termos personalizados em faturas individuais, como instruções específicas de pagamento ou taxas de atraso.

Boa prática: Defina termos de pagamento claros e objetivos em cada fatura para minimizar mal-entendidos e melhorar os prazos de pagamento.