Configurar as opções e a numeração de orçamentos e faturas

Antes que sua equipe crie orçamentos e faturas, um administrador configura o recurso: quais documentos ativar, como eles podem ser modificados após o envio e como são numerados.

Para um tutorial sobre como usar orçamentos e faturas, confira nosso artigo sobre criação e uso de orçamentos e faturas.

Importante: Apenas administradores podem configurar esta função. Se precisar de ajuda, peça ao seu administrador para configurar e ativar para você.

Como acessar as configurações de orçamentos e faturas?

Siga estas etapas:

1. Clique no seu avatar, no canto superior direito.

2. Vá para Painel de administração > Processo de vendas e abra a página de configuração e numeração de orçamentos e faturas.

Quais documentos e qual modo você pode ativar?

Nesta página, você configura as funções principais de orçamentos e faturas:

• Ative Orçamentos, Faturas, ou ambos.

• Escolha entre os modos Estrito e Flexível para controlar como os orçamentos e faturas são tratados após o envio.

Qual é a diferença entre o Modo Estrito e o Modo Flexível?

• Modo Estrito: documentos enviados ficam bloqueados para edição, garantindo a integridade dos dados e o cumprimento de normas. Somente rascunhos podem ser modificados.

• Modo Flexível: documentos enviados ainda podem ser atualizados (por exemplo, para ajustar um endereço), dando mais controle para adaptar-se às necessidades do projeto.

Boa prática: Opte pelo Modo Estrito se sua empresa precisar de registros bloqueados para atender normas ou regulamentos do setor, como um escritório de advocacia que não pode modificar faturas após o envio. Escolha o Modo Flexível se você costuma ajustar documentos após o envio, como uma agência de design que atualiza endereços ou contatos em orçamentos já enviados.

O que é o Live Mode?

O Live Mode transforma seus orçamentos e faturas em documentos oficiais com um sistema de numeração irreversível, assegurando o cumprimento das normas legais.

É necessário ativar o Live Mode para orçamentos e para faturas separadamente.

Atenção: Ative o Live Mode somente após concluir a configuração e criar alguns documentos em rascunho para garantir que tudo esteja certo. Essa mudança é irreversível.

Quais tipos de faturas estão disponíveis?

Configure e entenda os diferentes tipos de faturas para atender às diversas necessidades de faturamento:

• Fatura Padrão: fatura regular para serviços ou produtos concluídos.

• Fatura de Depósito: solicita um pagamento inicial para um projeto.

• Fatura Final: resume todos os pagamentos realizados, mostrando o saldo após descontar os depósitos.

• Notas de Crédito: ajusta as faturas para devoluções, cancelamentos ou correções.

Como configurar a numeração de orçamentos e faturas?

Defina o padrão de numeração dos seus orçamentos e faturas com as seguintes opções. O padrão se aplica separadamente aos orçamentos e às faturas.

• Variável de Tipo: escolha um prefixo para o tipo (ex.: "FAT" ou "FATURA").

• Ordem e Formato: organize o padrão como desejar. Por exemplo, <tipo>/<yyyy><mm>-<contador> gera FAT/202405-0001.

• Texto Opcional: adicione um texto específico para personalizar o padrão. Por exemplo, MINHAEMPRESA-<tipo>/<yyyy><mm>-<contador> gera MINHAEMPRESA-FAT/202405-0001.

• Número Inicial: defina o número inicial para cada tipo de documento.

• Tamanho do Contador: especifique a quantidade mínima de dígitos (ex.: 0001 ou 0000001).

• Reinício Anual: opcionalmente, você pode reiniciar a numeração a cada ano quando seu padrão usa o ano. Isso é útil se você tem um grande volume de documentos ou realiza o acompanhamento com base no ano fiscal.

Atenção: Uma vez emitido o primeiro documento, o padrão de numeração não pode ser alterado. Verifique-o com atenção antes de emitir seu primeiro orçamento ou fatura.

Nota: Para atualizar automaticamente o valor e o status dos seus leads com base nos seus orçamentos e faturas, configure as automações de orçamentos e faturas no painel de administração. Elas estão detalhadas no nosso artigo sobre automação com orçamentos e faturas.