Grâce à la fonctionnalité de devis et facturation de noCRM, vous pouvez rationaliser votre processus de facturation et conserver un enregistrement clair des interactions avec les clients. Cet article vous guide dans la création de devis, leur conversion en factures et l'utilisation des différents types de factures pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Avant de commencer à créer des devis et factures dans noCRM, un administrateur du compte doit configurer cette fonctionnalité à partir du panneau d'administration pour l'aligner sur les exigences et l'image de marque de votre entreprise.
noCRM propose différents types de factures pour prendre en charge divers scénarios de facturation :
Facture standard : une facture ordinaire pour les services ou produits finis.
Facture d'acompte : demandez un paiement initial avant la fin du projet. Vous pouvez spécifier l'acompte sous forme de montant fixe ou de pourcentage du total.
Facture finale : un résumé complet de tous les paiements effectués, y compris les acomptes. Elle indique le total moins les acomptes facturés précédemment.
Note de crédit : utilisée pour ajuster une facture émise pour des raisons telles que des annulations, des retours ou des corrections de facturation. Les notes de crédit apparaissent sous forme de montants négatifs.
Un devis décrit les coûts estimés de vos produits ou services, offrant aux clients une vision claire des dépenses prévues. Suivez ces étapes :
Accédez à l'opportunité pour laquelle vous souhaitez créer un devis.
Sélectionnez Devis en haut de la fiche de l'opportunité.
Saisissez les détails de chaque article.
Prévisualisez votre devis et, une fois satisfait, cliquez sur Afficher pour le finaliser.
Pour chaque article, vous pouvez saisir :
Description de l'article : une description claire de chaque article ou service.
Quantité et prix unitaire : les quantités et prix pour des calculs précis.
Une remise (facultatif) : un pourcentage pour obtenir le prix remisé.
Taxe (facultatif) : un pourcentage de taxe, le cas échéant.
Une fois que votre interlocuteur accepte le devis, vous pouvez facilement créer une facture à partir de celui-ci. Suivez ces étapes :
Ouvrez le devis accepté.
Cliquez sur Actions > Créer une facture. Les détails du devis sont automatiquement transférés vers une nouvelle facture.
Vérifiez les détails de la facture, y compris les montants, les taxes et les conditions de paiement.
Enregistrez la facture en passant son statut à En attente de paiement, puis envoyez-la à votre client.
Une facture d'acompte demande un paiement initial au client. Elle est généralement utilisée pour les projets qui nécessitent des fonds avant de commencer ou d'atteindre leur achèvement, et permet d'établir un plan de paiement clair. Suivez ces étapes :
Accédez à l'opportunité pour laquelle vous souhaitez demander un acompte.
Sélectionnez le devis approuvé à droite de la fiche de l'opportunité.
Ouvrez le devis, cliquez sur Actions et créez une facture d'acompte.
Saisissez le montant de l'acompte, sous forme de montant fixe ou de pourcentage du coût total du projet.
Ajoutez une description claire de ce que couvre l'acompte, pour aider le client à comprendre son objectif.
Une fois créée, vous pouvez gérer la facture d'acompte comme n'importe quelle autre facture, en mettant à jour son statut au fur et à mesure que les paiements sont reçus. L'acompte est automatiquement comptabilisé dans la facture finale.
Une fois tous les services livrés et les acomptes nécessaires reçus, vous êtes prêt à émettre la facture finale. Elle comptabilise automatiquement les acomptes précédents, donnant au client une idée claire du montant total dû. Suivez ces étapes :
Ouvrez l'opportunité dans laquelle le projet a été initialement géré.
À partir de la facture, sélectionnez Créer une facture finale.
Vérifiez les déductions d'acompte : les factures d'acompte déjà émises sont automatiquement ajoutées sous forme de lignes sur la facture finale.
Vérifiez les frais supplémentaires ou les ajustements finaux avant d'enregistrer.
Sélectionnez Paiement en attente pour officialiser la facture finale, puis envoyez-la à votre client pour paiement.
Les notes de crédit vous permettent d'ajuster les factures pour des remboursements partiels, des retours ou d'autres corrections. Suivez ces étapes :
Ouvrez la facture que vous devez ajuster.
Cliquez sur Créer une note de crédit.
Indiquez le montant à créditer et confirmez.
Affichez la note de crédit pour l'enregistrer. Elle est appliquée à la facture et le solde est mis à jour.
Émettez des notes de crédit uniquement lorsque c'est nécessaire, pour que vos registres comptables restent clairs et précis.
Une fois qu'un devis ou une facture est prêt à être envoyé à votre client (potentiel), vous avez 2 options :
Téléchargez-le au format PDF et envoyez-le par e-mail en pièce jointe.
Rédigez un e-mail à partir de l'onglet E-mail de l'opportunité, cliquez sur Pièces jointes et choisissez le devis ou la facture que vous souhaitez partager sous forme de lien.
Le statut des factures vous aide à suivre la progression des paiements et à mettre à jour le statut des opportunités. Votre interlocuteur ne voit pas le statut. Voici comment fonctionnent les statuts :
Brouillon : la facture est toujours en cours de préparation et peut être modifiée.
Paiement en attente : une fois finalisée, passez la facture en paiement en attente pour la marquer comme officiellement envoyée.
Payée : marquez la facture comme payée une fois que le client a effectué le paiement.
Impayée : si le client ne paie pas dans le délai imparti, marquez la facture comme impayée.
Des délais et des conditions de paiement clairs permettent de définir les attentes des clients et de rationaliser votre processus de facturation :
Délai de paiement par défaut : dans le Panneau d'administration, sur la page du logo et des informations par défaut des devis et factures, sous Conditions des factures, définissez un délai de paiement par défaut (par exemple, 10 jours).
Conditions personnalisées : saisissez des conditions personnalisées pour des factures individuelles, telles que des instructions de paiement spécifiques ou des frais de retard.
