Avant que votre équipe ne crée des devis et des factures, un administrateur configure la fonctionnalité : les documents à activer, la façon dont ils peuvent être modifiés après leur envoi et leur numérotation.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de la fonctionnalité elle-même, consultez notre article dédié à la création et à l'utilisation des devis et factures.
Suivez ces étapes :
Cliquez sur votre avatar en haut à droite.
Allez dans Panneau d'administration > Processus de vente, puis ouvrez la page des réglages et de la numérotation des devis et factures.
Sur cette page, vous configurez les paramètres fondamentaux de la fonctionnalité de devis et de facturation :
Activez les devis, les factures ou les deux.
Choisissez entre les modes strict et flexible pour contrôler la gestion des devis et des factures après leur envoi.
Mode strict : dès qu'un devis ou une facture est émis, il devient immuable, à moins qu'il ne soit à l'état de brouillon. Aucune mise à jour ou modification n'est autorisée après son émission.
Mode flexible : certains éléments du devis ou de la facture, tels que l'adresse, peuvent être modifiés même après leur émission. Cette souplesse vous permet de vous adapter aux changements de circonstances.
Le mode live garantit la conformité aux exigences légales : lorsqu'il est activé, vos devis et factures deviennent des documents officiels, comportant un système de numérotation non réversible.
Vous devez activer le mode live pour les devis et pour les factures de façon indépendante.
Configurez et comprenez les différents types de factures pour répondre à vos besoins de facturation :
Facture standard : facture standard pour services ou produits terminés.
Facture d'acompte : demande de paiement anticipé pour un projet.
Facture finale : récapitule tous les paiements effectués, indiquant le solde moins les acomptes.
Avoir : ajustez les factures en cas de retour, d'annulation ou de correction.
Sélectionnez les variables appropriées pour construire votre modèle de numérotation. Ce modèle s'applique séparément aux devis et aux factures.
Définissez la variable du type, par exemple "FCT" pour facture ou "FACTURE".
Organisez l'ordre de votre modèle de numérotation. Par exemple, <type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par FCT/202405-0001.
Ajoutez du texte libre entre les variables si vous le souhaitez. Par exemple, ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par ACMECORP-FCT/202405-0001.
Spécifiez le numéro de départ des devis ou des factures dans noCRM.
Définissez la taille minimale du compteur, c'est-à-dire le nombre de chiffres de la numérotation de vos documents (par exemple, 0001 ou 0000001).
Choisissez de réinitialiser la numérotation chaque année lorsque vous utilisez des variables pour l'année dans vos devis ou factures. C'est utile pour les entreprises à fort volume ou avec un suivi basé sur l'exercice.
