La fonctionnalité Dossiers Clients a été pensée pour les entreprises qui effectuent au moins deux transactions avec le même client. Elle est très facile à utiliser et extrêmement utile quand il s'agit de comprendre où est-ce qu'on en est avec un client et de se rendre compte de son importance pour notre société.
Conseil : Chez noCRM nous ne voulons pas que vous perdiez du temps à remplir de l'information inutile. Ne créez des Dossiers Clients que si vous avez au moins deux transactions avec le même client.
Pour créer un dossier client le plus simple est souvent de dupliquer une opportunité via son menu Actions (sur la droite). Le système vous proposera alors automatiquement de créer un dossier client pour regrouper l'ancienne et la nouvelle opportunité.
L'autre façon de créer un dossier client est bien entendu de se rendre via le menu principal dans la section Clients et de cliquer sur le bouton Nouveau dossier client.
Les dossiers clients ont leurs propres champs par défaut que vous pouvez définir depuis le Panneau d'admin de votre compte dans Champs par défaut.
Conseil: Dans le dossier client, sur la droite, vous trouverez le résumé de toutes les transactions ainsi que leur historique.
La gestion des dossiers clients est très simple. La section Dossiers clients vous affiche une liste des dossiers qui vous appartiennent ou dans lesquels vous avez des opportunités. Cette liste vous propose un résumé de chaque client avec le nombre d'opportunités qu'il contient, leurs statuts, les montants en cours et les montants déjà gagnés.
Si jamais vous perdez un client, vous pouvez choisir de désactiver son dossier depuis la liste en cliquant sur le petit engrenage (pour les administrateurs).
De plus cette page vous permet de filtrer vos dossiers clients de nombreuses façons :
Par statut (actif ou désactivé)
Par statut des opportunités qu'il contient (très utile pour voir les clients qui n'auraient aucune opportunité en cours)
Par propriétaire
Par tags (avec des opportunités ayant un certain tag ou n'ayant pas un certain tag.
En cliquant sur un dossier client vous pouvez l'ouvrir et accéder au détail des opportunités qu'il contient. La partie droite vous indiquera la date de création du dossier et de son opportunité la plus ancienne ainsi que des informations de chiffre d'affaire.
Pour déplacer une opportunité vers un autre dossier client, procédez comme suit :
Ouvrez l'opportunité
Cliquez sur le menu Actions
Cliquez sur le bouton Retirer du dossier client
Cliquez à nouveau sur le menu Actions
Cliquez sur le bouton Ajouter à un dossier client
Choisissez si vous souhaitez créer un nouveau dossier-client ou rechercher un dossier client qui existe déjà.
Il est possible que vous deviez réaffecter des dossiers clients d'un utilisateur à un autre : lorsqu'une nouvelle personne rejoint l'équipe et que vous lui transférez des clients existants, ou si quelqu'un quitte l'entreprise et que vous devez réaffecter son dossier client à quelqu'un d'autre.
Passez votre curseur sur Clients et cliquez sur Dossiers clients.
Cliquez sur la photo de l'utilisateur ou bien sur les ⁝ à droite du dossier client que vous souhaitez réaffecter et cliquez sur Modifier le propriétaire
Choisissez le nouveau propriétaire dans le menu déroulant.
Vous ne pouvez pas réassigner un dossier client à un utilisateur si les opportunités qu'il contient appartiennent à un autre utilisateur et si vous avez choisi le paramètre de confidentialité "Chaque utilisateur a ses propres Dossiers Clients".
⚠️ Il n'est pas possible d'attribuer en bloc des dossiers clients à un autre utilisateur. Veuillez nous contacter à [email protected] si vous avez besoin de le faire.
Si vous souhaitez ajouter une opportunité qui existe déjà à un dossier client qui lui aussi existe déjà, cliquez simplement sur le bouton Actions et sélectionnez Attacher à un Dossier Client.
Le système vous proposera un boite de recherche pour trouver le dossier client correspondant (au besoin vous pourrez créer un nouveau dossier s'il n'existe en fait pas encore).
Si vous souhaitez créer une opportunité directement dans un dossier client, rendez-vous dans le dossier client en question grace au menu de gauche et cliquez sur le bouton Nouvelle opportunité en haut à droite de la page.
Si vous avez perdu une opportunité ou un client dans le passé, mais que vous pouvez maintenant les récupérer, il vous suffit de dupliquer l'opportunité ! Vous aurez un dossier de client avec une opportunité perdue, et une nouvelle autre opportunité que vous pourriez gagner...
Dans le Panneau d'administration > Rôles et confidentialité, vous pourrez choisir si les dossiers clients sont partagés entre tous les utilisateurs ou si chaque utilisateur ne voit que ses propres dossiers clients.
Si vous décidez de les partager entre les utilisateurs du compte, cela ne signifie pas que chaque utilisateur peut voir ce qu'il contient : si Seuls les administrateurs peuvent tout voir dans le compte, même si les dossiers clients sont partagés, les utilisateurs ne verront toujours que leurs propres opportunités dans les dossiers clients partagés.
Si vous souhaitez exporter des dossiers clients, veuillez lire cet article.
