Con la función de cotizaciones y facturas de noCRM, puedes simplificar el proceso de facturación y mantener un registro claro de las interacciones con los clientes. Este artículo te guía en la creación de cotizaciones, su conversión a facturas y el uso de distintos tipos de facturas para satisfacer las necesidades de tu negocio.
Antes de comenzar a crear cotizaciones y facturas en noCRM, un administrador de cuenta debe configurar esta función en el panel de administración para que se ajuste a los requisitos de la empresa y refleje la imagen de marca.
noCRM ofrece varios tipos de facturas para adaptarse a distintos escenarios de facturación:
Factura Estándar: una factura regular para servicios o productos completados.
Factura de Depósito: solicita un pago inicial antes de la finalización del proyecto. Puedes especificar el depósito como un monto fijo o un porcentaje del total.
Factura Final: un resumen completo de todos los pagos realizados, incluyendo depósitos. Muestra el total menos los depósitos previamente facturados.
Nota de Crédito: se utiliza para ajustar una factura emitida por motivos como cancelaciones, devoluciones o correcciones de facturación. Las notas de crédito aparecen como montos negativos.
Una cotización describe los costos estimados de tus productos o servicios, dando al cliente una idea clara de los gastos esperados. Sigue estos pasos:
Ve al lead para el cual deseas crear una cotización.
Selecciona Cotización en la parte superior de la tarjeta del lead.
Ingresa los detalles de cada artículo.
Previsualiza tu cotización y, cuando estés conforme, haz clic en Visualizar para finalizarla.
Para cada artículo, puedes ingresar:
Descripción del Artículo: una descripción clara de cada artículo o servicio.
Cantidad y Precio Unitario: cantidades y precios para cálculos precisos.
Un descuento (opcional): un porcentaje para obtener el precio con descuento.
Impuesto (Opcional): un porcentaje de impuesto, si corresponde.
Una vez que un lead acepte una cotización, puedes crear una factura fácilmente a partir de ella. Sigue estos pasos:
Abre la cotización aceptada.
Haz clic en Acciones > Crear Factura. Los detalles de la cotización se transfieren automáticamente a una nueva factura.
Verifica los detalles de la factura, incluyendo montos, impuestos y condiciones de pago.
Guarda la factura cambiando su estado a Pendiente de pago y envíala a tu cliente.
Una factura de depósito solicita un pago inicial al cliente. Se utiliza comúnmente para proyectos que requieren fondos antes de comenzar o de llegar a la conclusión, y te ayuda a establecer un plan de pago claro. Sigue estos pasos:
Ve al lead para el cual deseas solicitar un depósito.
Selecciona la cotización aprobada en la parte derecha de la tarjeta del lead.
Abre la cotización, haz clic en Acciones y crea una factura de depósito.
Ingresa el monto del depósito, como un monto fijo o como un porcentaje del costo total del proyecto.
Añade una descripción clara de lo que cubre el depósito para que el cliente entienda su propósito.
Una vez creada, puedes gestionar la factura de depósito como cualquier otra factura, actualizando su estado conforme se reciban los pagos. El depósito se contabiliza automáticamente en la factura final.
Una vez completados todos los servicios y recibidos los depósitos necesarios, estás listo para emitir la factura final. Esta contabiliza automáticamente todos los depósitos previos, proporcionando al cliente una imagen clara del saldo pendiente. Sigue estos pasos:
Abre el lead en el que se gestionó originalmente el proyecto.
Desde la factura, selecciona Crear Factura Final.
Revisa las deducciones de depósito: las facturas de depósito ya emitidas se aplican automáticamente como elementos en la factura final.
Revisa los cargos adicionales o ajustes finales antes de guardar.
Selecciona Pendiente de pago para hacer oficial la factura final y envíala al cliente para el pago.
Las notas de crédito te permiten realizar ajustes en las facturas para reembolsos parciales, devoluciones u otras correcciones. Sigue estos pasos:
Abre la factura que necesitas ajustar.
Haz clic en Crear Nota de Crédito.
Especifica el monto a acreditar y confirma.
Visualiza la nota de crédito para guardarla. Se aplica a la factura y el saldo se actualiza.
Emite notas de crédito solo cuando sea necesario, para mantener los registros contables claros y precisos.
Una vez que la cotización o la factura esté lista para ser enviada al lead, tienes dos opciones:
Descargarla como PDF y enviarla como archivo adjunto por correo electrónico.
Escribir un correo desde la pestaña Email del lead, hacer clic en la opción de adjuntos y elegir la cotización o factura que deseas compartir como enlace.
Los estados de las facturas te ayudan a seguir el progreso de los pagos y a actualizar los estados de los leads. El lead no ve el estado. Así funcionan los estados:
Borrador: la factura aún está en preparación y puede ser editada.
Pendiente de pago: una vez finalizada, establece la factura como pendiente de pago para marcarla como oficialmente enviada.
Pagada: marca la factura como pagada una vez que el cliente complete el pago.
No pagada: si el cliente no paga dentro del plazo establecido, marca la factura como no pagada.
Establecer plazos y condiciones de pago claros ayuda a definir expectativas con los clientes y facilita el proceso de facturación:
Plazos de Pago Predeterminados: en el Panel de administración, en la página del logo y la información predeterminada de las cotizaciones y facturas, en Condiciones de Factura, establece un plazo de pago predeterminado (por ejemplo, 10 días).
Condiciones Personalizadas: puedes ingresar condiciones personalizadas para facturas individuales, como instrucciones específicas de pago o cargos por retraso.
