Antes de que tu equipo cree cotizaciones y facturas, un administrador configura la función: qué documentos activar, cómo se pueden modificar después de enviarlos y cómo se numeran.
Para saber cómo usar la función, consulta nuestro artículo sobre crear y usar cotizaciones y facturas.
Sigue estos pasos:
Haz clic en tu avatar, arriba a la derecha.
Ve a Panel de administración > Proceso de ventas y abre la página de configuración y numeración de las cotizaciones y facturas.
En esta página, configuras las funciones principales de las cotizaciones y facturas:
Activa Cotizaciones, Facturas, o ambas.
Elige entre los modos Estricto y Flexible para controlar cómo se manejan las cotizaciones y facturas después de enviarlas.
Modo Estricto: los documentos enviados se bloquean para su edición, garantizando la integridad de los datos y el cumplimiento. Solo puedes modificar los borradores.
Modo Flexible: los documentos enviados aún pueden actualizarse (por ejemplo, para cambiar una dirección), lo que te da más control para adaptarte a las necesidades de cada proyecto.
El Modo en Vivo convierte tus cotizaciones y facturas en documentos oficiales con un sistema de numeración irreversible, cumpliendo con los estándares legales.
Debes activar el Modo en Vivo para cotizaciones y para facturas de forma independiente.
Configura y conoce los diferentes tipos de facturas según las necesidades de facturación de tu negocio:
Factura Estándar: factura regular para servicios o productos completados.
Factura de Depósito: solicita un pago inicial para un proyecto.
Factura Final: resume todos los pagos realizados, mostrando el saldo menos los depósitos.
Notas de Crédito: ajusta las facturas por devoluciones, cancelaciones o correcciones.
Define el patrón de numeración de tus cotizaciones y facturas con estas opciones. El patrón se aplica por separado a las cotizaciones y a las facturas.
Variable de Tipo: elige un prefijo para el tipo (por ejemplo, "FAC" o "FACTURA").
Orden y Formato: organiza el patrón como prefieras. Por ejemplo, <tipo>/<yyyy><mm>-<contador> produce FAC/202405-0001.
Texto Opcional: añade un texto específico para personalizar el patrón. Por ejemplo, MIEMPRESA-<tipo>/<yyyy><mm>-<contador> produce MIEMPRESA-FAC/202405-0001.
Número Inicial: define el número inicial para cada tipo de documento.
Tamaño del Contador: especifica la cantidad mínima de dígitos (por ejemplo, 0001 o 0000001).
Reinicio Anual: opcionalmente, puedes reiniciar la numeración cada año cuando tu patrón usa el año. Es útil si manejas un gran volumen de documentos o realizas seguimientos basados en el año fiscal.
