Mit der Kostenvoranschlags- und Rechnungsfunktion von noCRM können Sie Ihren Abrechnungsprozess vereinfachen und klare Aufzeichnungen über Kundeninteraktionen führen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Kostenvoranschläge erstellen, in Rechnungen umwandeln und verschiedene Rechnungstypen verwenden, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Bevor Sie beginnen, Kostenvoranschläge und Rechnungen in noCRM zu erstellen, muss ein Account-Administrator diese Funktion im Admin Panel konfigurieren, um sie an die Anforderungen und das Markenbild Ihres Unternehmens anzupassen.
noCRM bietet verschiedene Rechnungstypen, um unterschiedliche Abrechnungsszenarien zu unterstützen:
Standardrechnung: Eine reguläre Rechnung für abgeschlossene Dienstleistungen oder Produkte.
Anzahlungsrechnung: Fordern Sie eine Vorauszahlung an, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Der Betrag kann als fester Betrag oder als Prozentsatz des Gesamtbetrags festgelegt werden.
Schlussrechnung: Eine vollständige Übersicht aller geleisteten Zahlungen, einschließlich Anzahlungen, mit dem Gesamtbetrag abzüglich bereits fakturierter Anzahlungen.
Gutschrift: Wird verwendet, um eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren, z. B. bei Stornierungen, Rücksendungen oder Abrechnungsfehlern. Gutschriften erscheinen als negative Beträge.
Ein Kostenvoranschlag bietet eine Übersicht der voraussichtlichen Kosten für Ihre Produkte oder Dienstleistungen und gibt Ihren Kunden eine klare Vorstellung der erwarteten Ausgaben. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den Lead, für den Sie einen Kostenvoranschlag erstellen möchten.
Wählen Sie Kostenvoranschlag oben auf der Lead-Karte.
Geben Sie die Details jedes Artikels ein.
Zeigen Sie eine Vorschau des Kostenvoranschlags an und klicken Sie auf Anzeigen, wenn alles stimmt, um ihn abzuschließen.
Für jeden Artikel können Sie Folgendes eingeben:
Artikelbeschreibung: eine klare Beschreibung jedes Artikels oder jeder Dienstleistung.
Menge und Stückpreis: Mengen und Preise für genaue Berechnungen.
Einen Rabatt (optional): einen Prozentsatz, um den rabattierten Preis zu erhalten.
Steuer (optional): einen Steuersatz, falls zutreffend.
Sobald ein Kostenvoranschlag von einem Lead akzeptiert wurde, können Sie ganz einfach eine Rechnung daraus erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den akzeptierten Kostenvoranschlag.
Klicken Sie auf Aktionen > Rechnung erstellen. Die Details des Kostenvoranschlags werden automatisch in eine neue Rechnung übertragen.
Prüfen Sie die Rechnungsdetails, einschließlich Beträge, Steuern und Zahlungsbedingungen.
Speichern Sie die Rechnung, indem Sie den Status auf Zahlung ausstehend setzen, und senden Sie sie an Ihren Kunden.
Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Vorauszahlung vom Kunden an. Sie wird häufig für Projekte verwendet, die vor dem Start oder vor dem Abschluss eine erste Finanzierung erfordern, und hilft Ihnen, einen klaren Zahlungsplan festzulegen. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den Lead, für den Sie eine Anzahlung anfordern möchten.
Wählen Sie den genehmigten Kostenvoranschlag rechts auf der Lead-Karte aus.
Öffnen Sie den Kostenvoranschlag, klicken Sie auf Aktionen und erstellen Sie eine Anzahlungsrechnung.
Geben Sie den Betrag der Anzahlung als festen Betrag oder als Prozentsatz der Gesamtkosten des Projekts ein.
Fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, wofür die Anzahlung gilt, damit Ihr Kunde ihren Zweck versteht.
Sobald die Anzahlungsrechnung erstellt wurde, können Sie diese wie jede andere Rechnung verwalten und den Status entsprechend der eingegangenen Zahlungen aktualisieren. Die Anzahlung wird automatisch in der Schlussrechnung berücksichtigt.
Sobald alle Leistungen erbracht und die erforderlichen Anzahlungen eingegangen sind, können Sie die Schlussrechnung erstellen. Sie fasst alle vorherigen Anzahlungsrechnungen zusammen und zeigt dem Kunden klar den verbleibenden Betrag. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den Lead, in dem das Projekt ursprünglich verwaltet wurde.
Wählen Sie in der Rechnung Schlussrechnung erstellen aus.
Überprüfen Sie die Abzüge: Bereits ausgestellte Anzahlungsrechnungen werden automatisch als einzelne Posten auf der Schlussrechnung angezeigt.
Überprüfen Sie zusätzliche Gebühren oder finale Anpassungen, bevor Sie die Rechnung speichern.
Setzen Sie den Status auf Zahlung ausstehend, um die Schlussrechnung offiziell zu machen, und senden Sie sie anschließend an Ihren Kunden.
Gutschriften ermöglichen die Anpassung von Rechnungen, z. B. bei Teilrückerstattungen, Rücksendungen oder anderen Korrekturen. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie die Rechnung, die angepasst werden muss.
Klicken Sie auf Gutschrift erstellen.
Geben Sie den gutzuschreibenden Betrag ein und bestätigen Sie.
Zeigen Sie die Gutschrift an, um sie zu speichern. Sie wird auf die Rechnung angewendet und der Saldo entsprechend aktualisiert.
Erstellen Sie Gutschriften nur, wenn es erforderlich ist, um die Buchhaltungsunterlagen klar und präzise zu halten.
Sobald ein Kostenvoranschlag oder eine Rechnung bereit ist, können Sie sie auf zwei Arten versenden:
Als PDF herunterladen und per E-Mail als Anhang senden.
Eine E-Mail im Tab E-Mail des Leads schreiben, auf Anhänge klicken und den gewünschten Kostenvoranschlag oder die Rechnung als Link anhängen.
Rechnungsstatus helfen Ihnen, den Fortschritt der Zahlung zu verfolgen und Lead-Status zu aktualisieren. Der Lead sieht den Status nicht. So funktionieren die Status:
Entwurf: Die Rechnung wird noch erstellt und kann bearbeitet werden.
Zahlung ausstehend: Nach Abschluss setzen Sie die Rechnung auf diesen Status, um sie als offiziell gesendet zu markieren.
Bezahlt: Markieren Sie die Rechnung als bezahlt, sobald der Kunde die Zahlung abgeschlossen hat.
Unbezahlt: Markieren Sie die Rechnung als unbezahlt, wenn der Kunde nicht innerhalb der Frist zahlt.
Klare Zahlungsfristen und Bedingungen helfen, die Erwartungen Ihrer Kunden zu steuern und den Abrechnungsprozess zu optimieren:
Standard-Zahlungsfristen: Im Admin Panel, auf der Seite für Logo und Standardinformationen der Kostenvoranschläge und Rechnungen, können Sie unter Rechnungsbedingungen eine Standardfrist festlegen (z. B. 10 Tage).
Individuelle Bedingungen: Sie können spezifische Bedingungen für einzelne Rechnungen hinzufügen, z. B. spezielle Zahlungsanweisungen oder Verzugsgebühren.
