Einstellungen und Nummerierung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen konfigurieren

Bevor Ihr Team Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellt, konfiguriert ein Admin die Funktion: welche Dokumente aktiviert werden, wie sie nach dem Versand bearbeitet werden können und wie sie nummeriert werden.

Für einen tieferen Einblick in die Verwendung der Funktion selbst, siehe unseren Artikel über Kostenvoranschläge und Rechnungen erstellen und verwenden.

Wichtig: Nur Admins können diese Funktion konfigurieren. Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihren Admin, um die Einrichtung und Aktivierung vorzunehmen.

Wie öffnen Sie die Einstellungen für Kostenvoranschläge und Rechnungen?

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Avatar.

2. Gehen Sie zu Admin Panel > Vertriebsprozess und öffnen Sie die Seite mit den Einstellungen und der Nummerierung für Kostenvoranschläge und Rechnungen.

Welche Dokumente und welchen Modus können Sie aktivieren?

Auf dieser Seite richten Sie die Kernfunktionen für Kostenvoranschläge und Rechnungen ein:

• Aktivieren Sie Kostenvoranschläge, Rechnungen oder beides.

• Wählen Sie zwischen Striktem Modus und Flexiblem Modus, um zu steuern, wie Kostenvoranschläge und Rechnungen nach dem Versenden behandelt werden.

Was ist der Unterschied zwischen dem strikten und dem flexiblen Modus?

• Strikter Modus: Versendete Dokumente sind gesperrt, um Datenintegrität und Compliance zu gewährleisten. Nur Entwürfe können bearbeitet werden.

• Flexibler Modus: Versendete Dokumente können weiterhin aktualisiert werden (z. B. Adressänderungen), um sich an die Anforderungen dynamischer Projekte anzupassen.

Best Practice: Wählen Sie den strikten Modus, wenn Ihre Branche gesperrte Dokumente für gesetzliche oder branchenspezifische Vorschriften benötigt, wie eine Anwaltskanzlei, deren Rechnungen nach dem Versand nicht geändert werden dürfen. Wählen Sie den flexiblen Modus, wenn Sie Dokumente häufig nach dem Versand anpassen, wie eine Designagentur, die Adress- oder Kontaktdetails in bereits gesendeten Kostenvoranschlägen aktualisiert.

Was ist der Live-Modus?

Der Live-Modus macht Ihre Kostenvoranschläge und Rechnungen zu offiziellen Dokumenten mit einem unumkehrbaren Nummerierungssystem, das den gesetzlichen Standards entspricht.

Der Live-Modus muss für Kostenvoranschläge und Rechnungen separat aktiviert werden.

Achtung: Aktivieren Sie den Live-Modus erst, nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist und Sie einige Entwurfsdokumente erstellt haben, um die Einstellungen zu überprüfen. Diese Änderung ist unumkehrbar.

Welche Rechnungstypen sind verfügbar?

Richten Sie verschiedene Rechnungstypen ein, um unterschiedliche Abrechnungsszenarien zu unterstützen:

• Standardrechnung: Reguläre Rechnung für abgeschlossene Dienstleistungen oder Produkte.

• Anzahlungsrechnung: Fordern Sie eine Vorauszahlung für ein Projekt an.

• Schlussrechnung: Fasst alle Zahlungen zusammen und zeigt den Restbetrag abzüglich Anzahlungen.

• Gutschriften: Korrigieren Sie Rechnungen bei Rücksendungen, Stornierungen oder Fehlern.

Wie richten Sie die Nummerierung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen ein?

Definieren Sie das Nummerierungsmuster Ihrer Kostenvoranschläge und Rechnungen mit folgenden Optionen. Das Muster gilt separat für Kostenvoranschläge und für Rechnungen.

• Typ-Variable: Wählen Sie ein Präfix für den Typ (z. B. "INV" oder "RECHNUNG").

• Reihenfolge und Format: Ordnen Sie das Muster nach Ihren Wünschen an. Zum Beispiel ergibt <type>/<yyyy><mm>-<count> die Nummer INV/202405-0001.

• Optionaler Text: Fügen Sie eigenen Text hinzu, um das Muster zu personalisieren. Zum Beispiel ergibt ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> die Nummer ACMECORP-INV/202405-0001.

• Startnummer: Legen Sie die Anfangsnummer für jeden Dokumenttyp fest.

• Zählergröße: Bestimmen Sie die Mindestanzahl an Stellen (z. B. 0001 oder 0000001).

• Jährlicher Reset: Optional können Sie die Nummerierung jährlich zurücksetzen, wenn Ihr Muster das Jahr enthält. Dies ist ideal für Unternehmen mit hohem Volumen oder geschäftsjahrbasiertem Tracking.

Achtung: Nummerierungsmuster können nicht mehr geändert werden, sobald das erste Dokument erstellt wurde. Prüfen Sie das Muster sorgfältig, bevor Sie Ihren ersten Kostenvoranschlag oder Ihre erste Rechnung erstellen.

Hinweis: Um Betrag und Status Ihrer Leads automatisch anhand Ihrer Kostenvoranschläge und Rechnungen zu aktualisieren, richten Sie die Automatisierungen für Kostenvoranschläge und Rechnungen im Admin Panel ein. Sie werden in unserem Artikel über Automatisierungen mit Kostenvoranschlägen und Rechnungen beschrieben.